Private E-Mail am Arbeitsplatz?

Die Datenschutzbeauftragten von Bund und Ländern haben eine Orientierungshilfe zur datenschutzgerechten Nutzung von E-Mail und anderen Internetdiensten am Arbeitsplatz für ihre Behörden erstellt. Auch private Arbeitgeber können sich daran orientieren. Internetdienste sind geeignet, das Verhalten und die Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Die Datenschützer empfehlen daher dringend den Abschluss einer Betriebsvereinbarung.

Betriebe haben beim Umgang mit personenbezogenen Daten datenschutzrechtliche Anforderungen zu beachten die davon abhängen, ob den Arbeitnehmern neben der dienstlichen die private Nutzung des Internet gestattet wird. Erlaubt der Arbeitgeber die Nutzung ausschließlich zu betrieblichen Zwecken, ist er nicht Anbieter im Sinne des Telekommunikations- bzw. Telemedienrechts; die Behandlung von Daten über das Nutzungsverhalten der Beschäftigten richtet sich dann nach den Datenschutzgesetzen. Der Arbeitgeber kann stichprobenartig prüfen, ob die Nutzung der Beschäftigten dienstlicher Natur ist. Auf Überwachungsmaßnahmen und Sanktionen sind die Beschäftigten hinzuweisen. Von dienstlichen E-Mails seiner Beschäftigten darf der Arbeitgeber im selben Maße Kenntnis nehmen wie von deren übrigem dienstlichen Schriftverkehr.

Wenn ein Arbeitgeber die private Nutzung von Internet oder E-Mail erlaubt, ist er den Beschäftigten gegenüber TK- bzw. Telemediendienste-Anbieter und zur Einhaltung des Fernmeldegeheimnisses verpflichtet. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, den Beschäftigten die private Nutzung des Internet zu erlauben und kann die Erlaubnis an einschränkende Voraussetzungen knüpfen. Eine Protokollierung darf ohne Einwilligung nur in gesetzlich vorgeschriebenen Fällen erfolgen. Private E-Mails sind wie private schriftliche Post zu behandeln. Sinnvoll ist die Einrichtung separater E-Mail-Adressen zur privaten Nutzung. Aus Gründen der Datensicherheit dürfen eingegangene private E-Mails oder deren Anhänge unterdrückt werden.