Digitale Personalakte: Was ist zu beachten?

Rechte von Betriebsrat und Arbeitnehmer

Sollen die Personalunterlagen digital oder doch lieber herkömmlich in Papierform verwaltet werden? Eine Frage, die jeder Arbeitgeber für sich entscheiden kann. Denn: Eine gesetzliche Pflicht zur Digitalisierung der Personaldokumente gibt es nicht, ebenso sind die Bestandteile der Personalakte nicht vorgeschrieben. Selbstverständlich dürfen nur solche Dokumente in die Personalakte aufgenommen werden, die das Arbeitsverhältnis betreffen, wie z. B. Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge oder Urlaubsanträge. Falls der Arbeitgeber die Personalakte digital anlegen möchte, braucht er dafür keine Zustimmung der Mitarbeiter.

Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats

Zu beachten ist, dass der Betriebsrat bei der Umstellung der Personalakte von analog auf digital ein Mitspracherecht hat. Die digitale Personalakte erfüllt nämlich die Voraussetzungen des § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Sie gilt als technische Einrichtung, die dazu geeignet ist, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Bei einer nachträglichen Datenspeicherungseinwilligung per Fragebogen muss der Betriebsrat ebenfalls beteiligt werden. Eine Betriebsvereinbarung über die Einführung einer digitalen Personalakte kann das individuelle Verfahren ersetzen.

Arbeitnehmer haben Einsichtsrecht

Gemäß § 83 BetrVG können Arbeitnehmer jederzeit und ohne Begründung Einsicht in ihre Personalakte verlangen. Wenn sie es wünschen, muss ihnen der Arbeitgeber den Zugriff gewähren – auch bei der digitalen Personalakte. Bei unzutreffenden Einträgen kann die Aufnahme einer Gegendarstellung bzw. eine Entfernung verlangt werden. Betriebsratsmitglieder können hingegen nur dann vom Arbeitgeber Einsicht in die Personalakte verlangen, wenn der jeweilige Arbeitnehmer zustimmt.