Praxistipp
Die Sozialversicherungsträger sind gemäß § 95a SGB IV gemeinsam gesetzlich verpflichtet, das SV-Meldeportal dauerhaft zur Verfügung zu stellen. Für die operative Durchführung und Programmierung ist die Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH als Arbeitsgemeinschaft der gesetzlichen Krankenkassen beauftragt.
Erste Erfahrungen mit dem SV-Meldeportal
Personal- und Mandantenverwaltung
Das SV-Meldeportal bietet eine gestufte Personalverwaltung mit Historienführung unter Nutzung des Online-Datenspeichers an. Für die Mitarbeiter eines Unternehmens werden unter der Betriebsnummer die Basisdaten wie Name, Anschrift, Geburtsdatum und Versicherungsnummer erfasst. Die in Meldungen für die Mitarbeiter erfassten Daten werden automatisch in die Stammdaten mit Bezug auf den Monat des Meldedatums übernommen. Damit ist es möglich, spätere Meldungen einzelnen Zeiträumen zuzuordnen.
Arbeitgeber, die für mehr als eine Betriebsnummer Daten mit den Sozialversicherungsträgern austauschen, oder Dienstleistungspartner, die für mehrere Arbeitgeber die Entgeltabrechnung und das Meldewesen übernehmen, können eine strukturierte Mandantenverwaltung nutzen. Der Arbeitgeber kann so beispielsweise einem Steuerberater für einen frei bestimmbaren Zeitraum ein Mandat übertragen, der dann in seinem Auftrag Meldungen mit Sozialversicherungsträgern austauscht.
Mandatsverwaltung
Grundsätzlich werden zwei Varianten der Mandatsverwaltung angeboten (Beispiel):
- Der Steuerberater beantragt ein Mandat für ein Unternehmen mittels dessen Betriebsnummer. Dazu nutzt der Steuerberater die Funktion „Mandat für Fremdfirma beantragen“. Sofern das Unternehmen bereits für die Nutzung des SV-Meldeportals registriert ist, kann das vom Steuerberater beantragte Mandat bestätigt werden. Ist das Unternehmen nicht für das SV-Meldeportal registriert, wird ein Mandatsberechtigungsschreiben mit einem Freischaltcode auf dem Postweg an das Unternehmen verschickt. Dieses Schreiben kann dann an den Steuerberater zur elektronischen Bestätigung weitergegeben werden.
- Das Unternehmen beauftragt einen (neuen) Steuerberater und nutzt dazu die Funktion „Mandat anbieten“. Darin wird die Betriebsnummer des neu ernannten Steuerberaters angegeben. Die Firmenadministratoren des Steuerberaters erhalten daraufhin im SV-Meldeportal eine Benachrichtigung angezeigt und können das Mandat in der Mandatsverwaltung bestätigen.
In der aktuellen Praxis zeigt sich, dass die Mandantenverwaltung häufig genutzt wird, eine wesentliche Neuerung erfährt somit eine hohe Akzeptanz.