Erstellung von Meldungen und Mandantenverwaltung

Einfache Erstellung von Meldungen

Zur Erfassung und Pflege der Firmen- und Personaldaten werden klar strukturierte Masken genutzt. Jedes Datenfeld enthält Ausfüllhinweise. Im Zuge der Erfassung werden die Eingaben auf Korrektheit geprüft. Dazu werden komplexe Plausibilitätsprüfungen durchgeführt, die den Regeln entsprechen, wie auch die Daten von den Annahmestellen der Sozialversicherungsträger geprüft werden. Fehlerhafte Eingaben werden mit ausreichender Erklärung angemerkt und müssen vor der Speicherung bzw. dem Versand der Meldung korrigiert werden. Damit werden fehlerhafte Eingaben weitgehend unterbunden.

Im Zuge der Einrichtung des SV-Meldeportals werden die Firmendaten des Unternehmens mit ergänzenden Informationen wie z. B. Ansprechpartner, E-Mail-Adresse etc. erfasst. Die Personaldaten werden in zwei Segmente unterteilt. Zur Anlage werden nur die Basisdaten des Mitarbeiters erfasst. Die meldungsbezogenen Stammdaten werden mit jeder ein- oder ausgehenden Meldung übernommen und bei aktiviertem Online-Datenspeicher automatisch mit Bezug auf den Monat des Meldedatums im personenbezogenen Datenbestand abgespeichert. Dabei werden die Daten mit einer Historie geführt, sodass ein gefilterter Zugang möglich ist. Beispielsweise kann eine Jahresmeldung sehr einfach nach Eingabe des Zeitraums aus den gespeicherten Daten erzeugt werden.

Grundsätzlich können ein- und ausgehende Meldungen auch mit einem deaktivierten Online-Datenspeicher erfasst und elektronisch ausgetauscht werden.

Die Meldungen werden in einem Postfach verwaltet. Der Anwender kann damit auch gezielt nach einer bestimmten Meldung suchen.

Komplexe Mandantenverwaltung

Unternehmen, die für mehr als eine Betriebsnummer Daten mit den Sozialversicherungsträgern austauschen, oder Dienstleistungspartner, die für mehrere Arbeitgeber die Entgeltabrechnung und das Meldewesen übernehmen, können eine strukturierte Mandantenverwaltung nutzen. Das Unternehmen kann z. B. einer Steuerberatung für einen frei bestimmbaren Zeitraum ein Mandat übertragen, die in seinem Auftrag Meldungen mit Sozialversicherungsträgern austauscht. Am Ende dieser Zusammenarbeit verfügt das Unternehmen aber weiterhin über seine Daten im Online-Datenspeicher, da diese immer mit Bezug zu seiner Betriebsnummer erfasst und ausgetauscht werden. Alternativ kann das Unternehmen aktiv einem Dienstleistungspartner ein Mandat übertragen. Oder der Dienstleistungspartner kann die Übertragung des Mandats anfordern, in diesem Fall wird eine zusätzliche Sperre aufgebaut, die erst durch einen Freischaltcode, der dem Unternehmen mit einem Vertretungsberechtigungsschreiben zugestellt wird, vom Dienstleistungspartner aufgehoben werden kann.